Zacząć należy od kwestii najważniejszej. Aktem, który reguluje kwestie dotyczące wypłaty ekwiwalentu, jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, który wydany został na podstawie ustawy Kodeks Pracy - tj. art 173.
Rozporządzenie w sposób szczegółowy określa sposób wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, który powinien nam zostać wypłacony przez pracodawcę. Kwota ta odnosi się zarówno do kwoty urlopu w sytuacji, gdy złożony został wniosek o udzielenie urlopu, jak również do sytuacji, w której pomimo ciążącego na pracodawcy obowiązku nie zostaliśmy skierowani na urlop.
Poniżej przedstawiam bardzo prosty sposób na wyliczenie kwoty wynagrodzenia, przy założeniu że dotyczy on wyliczenia urlopu za 2011 r.
1. W pierwszej kolejności należy ustalić średnie miesięczne wynagrodzenie z 3 ostatnich miesięcy.
Dokonując wyliczenia wynagrodzenia należy mieć na uwadze, że należy uwzględnić wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyłączeniem( wskazanych przez rozporządzenie)
- 1) jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
2) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
3) gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
4) wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
5) ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
6) dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
7) wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
7a) kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
8) nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
9) odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
10) wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
Dla potrzeb niniejszego wpisu przyjąłem, że pracownik otrzymał przez ostatnie 3 miesiące wynagrodzenie w kwocie 1.500,00 zł
2. Kwotę wyliczonego miesięcznego wynagrodzenia należy podzielić przez współczynnik, który rokrocznie może być zmienny (najprościej ujmując odejmuje się od ilości dni w roku wszystkie święta, niedziele oraz wolne soboty, a tak uzyskany wynik dzieli się przez 12 miesięcy). W roku 2011 współczynnik ten wyniósł 21.
Tak więc po podzieleniu kwoty wynagrodzenia przez nasz współczynnik uzyskujemy wynik 71,42 zł, który to wynik stanowi kwotę wynagrodzenia za 1 dzień urlopu. (1500 : 21 = 71,42)
3. Kwotę stawki dzienniej mnoży się przez ilość dni urlopu, jakie nam przysługują.
Przy założeniu, że pracownik w 2011 r. oraz w terminie ustawowym w 2012 r. również do dnia 30 września 2012 r. to kwotę 71,42 mnożymy przez 26 co daje nam kwotę 1856,92 zł, jaka powinna nam zostać wypłacona tytułem ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Kończąc ten krótki wpis wskażę również, że termin do dochodzenia od pracodawcy kwoty ekwiwalentu przedawnia się w upływem trzech lat od dnia, w którym powstało roszczenie.
Za 2009 r. nie ma możliwości dochodzenia już ekwiwalentu, gdyż roszczenie uległo przedawnieniu.
Za 2010 r. urlop powinien zostać udzielony do dnia 31 marca 2011 r., tak więc jeśli ktoś jeszcze nie otrzymał ekwiwalentu to powinien się spieszyć, gdyż ma czas do 31 marca 2014 r. na złożenie pozwu do Sądu o zapłatę.
Urlop za 2011 r. przedawni się w dniu 1 października 2015 r.